Klachtenregeling Caleidoscoop Leertrajecten

• Verantwoordelijke voor de afhandeling van klachten bij Caleidoscoop Leertrajecten is de directeur.
• Klachten dienen bij voorkeur schriftelijk worden ingediend middels een daarvoor bestemd formulier, via e-mail naar info@caleidoscoop.nu of per brief naar het postadres. Van klachten die per telefoon worden ingediend wordt een notitie gemaakt door degene die de klacht aanneemt.
• Indien iemand een klacht indient wordt het volgende vastgelegd:
  - Waarop heeft de klacht betrekking (op welk product, dienst of medewerker) Korte beschrijfing van de klacht
  - Datum waarop de klacht is binnengekomen
  - Wijze van afhandelen (hoe gecommuniceerd)
  - Gemaakte afspraken
  - Door wie is de klacht afgehandeld
  - Wat is de datum van de afhandeling
• Van alle inkomende klachten wordt melding gemaakt in een per klacht aangemaakt dossier in het klachtenregister
• Een aangemaakt klachtendossier wordt door Caleidoscoop Leertrajecten na sluiting 5 jaar bewaard.
• Het klachten register wordt jaarlijks afgesloten. Een afgesloten register wordt door Caleidoscoop Leertrajecten 5 jaar bewaard.
• Alle schriftelijke klachten en notities n.a.v. telefonische klachten worden voorgelegd aan de directeur, ingescand en bewaard in de daarvoor bestemde directory
• Klachten worden vertrouwelijk behandeld
• De directeur neemt contact op met de klant voor verdere verduidelijking en afhandeling en maakt notitie van dit gesprek in het dossier in de directory klachtenregistratie.
• Afhandeling van een klacht vindt plaats binnen een termijn van een maand. Binnen vier weken doet Caleidoscoop Leertrajecten een voorstel aan de klager, over hoe Caleidoscoop Leertrajecten het probleem denkt op te lossen. Is de klager akkoord met de inhoud daarvan, dan is de klacht afgehandeld. Is de klager niet tevreden, dan doet Caleidoscoop Leertrajecten binnen vier weken een nieuw voorstel. Is de klager met deze inhoud akkoord, dan is de klacht afgehandeld. Is de klager opnieuw niet akkoord, dan wordt binnen vier weken een door beide partijen geaccepteerde NMI-gecertificeerde mediator om bemiddeling gevraagd, Caleidoscoop Leertrajecten respecteert in alle gevallen de uitkomst van de mediation. Leidt de mediation niet tot een oplossing, dan kan de klager zich wenden tot een bevoegde rechter.
• Antwoord op een klacht wordt in beginsel telefonisch afgehandeld en daarna schriftelijk aan de klant bevestigd. Hiervan wordt een kopie bewaard in het dossier.

Hier vindt u het Caleidoscoop klachtformulier